Apostil ve Resmi Tasdik farkları nedir? Global bir işe girişmek, gelir akışı ve büyüme için yeni fırsatlar sunar. Ancak uluslararası iş yapmanın zorluklarından biri de yürütmedir, örneğin, bir banka hesabı açmak gibi. Herhangi bir işlemi gerçekleştirmek için işletmenin ana sözleşme gibi belirli belgeleri onaylaması ve tasdik ettirmesi gerekir.

Bu tür belgeler Türkiye’de geçerli ve kabul edilebilir olsa dahi, yabancı ülkelerin yetkili makamları, bu kurumsal belgelerinin asıl olduklarından emin olmak için işletmeleri bazı prosedürlere tabi tutarlar. Bu hem belgenin verildiği ülkenin hem de belgenin kullanılacağı ülkenin elçiliği veya konsolosluğu gibi resmi bir ikametgahı olan bir yetkiliden resmi tasdik almayı içeren karmaşık bir süreçtir.

Apostil, 1961 Lahey Sözleşmesi’ne üye olan yabancı ülkelerde uluslararası alanda tanınabilirlik için kamuya açık belgeleri yasallaştırılma ve onaylama sürecini basitleştirmeyi amaçlayan bir resmi tasdik yöntemidir.

Belgeler, Dışişleri Bakanlığı ofisi, Türkiye Cumhuriyeti mahkeme katipleri veya Türkiye Dışişleri Bakanlığı Resmi Tasdik Bürosu gibi diğer makamlar tarafından belgelenen, onay niteliğindeki apostil ile doğrulanır.

Apostilli belgeler genellikle bir işletmenin faaliyet göstermeyi planladığı yabancı ülkenin elçiliği veya konsolosluğu tarafından ek sertifika veya yasallaştırma ihtiyacını gerektirmez.
Bununla birlikte, istisnalar olabilir ve bir “resmi tasdik” de gerekli olabilir. Emin olmak adına bir işletmenin iş kurmak istediği ülkedeki elçiliğe veya konsolosluğa başvurmak en iyisidir.

Bir işletme Lahey Sözleşmesi’ne katılmayan bir ülkede bir işletme kurmak istiyorsa, kurumsal belgeleri doğrulamak amacıyla bir resmi tasdik süreci izlemelidir.

Tasdik, söz konusu belgelerin noter tasdikli bir kamu görevlisinin, genellikle noterin yetkisini onaylayan mühürlü sertifika olmasını, eyalet veya ilçe yetkilileri tarafından gözden geçirilmesini ve ardından Dışişleri Bakanlığı yetkilileri tarafından onaylanmasını içermektedir.

Resmi tasdik ve apostil birbirinin yerine geçemez. Doğru olan sürece uyulmalıdır. Yanlış bir seçim yapmak, bir belgenin yabancı ülke tarafından reddedilmesine neden olabilir.

Örneğin, ABD’nin en büyük ticaret ortağı olan Kanada Lahey Sözleşmesi’ne üye değildir. Bu nedenle apostil işlemi geçerli değildir. Bir apostil yanlışlıkla Kanada’da kullanılmak üzere resmi tasdik için gönderilirse reddedilir ve kullanılamaz hale getirilir. Bu işletme, Kanada büyükelçiliğine veya konsolosluğuna yeniden gönderilmeden önce temiz bir nüsha edinmelidir.

Apostil ve tasdik prosedürleri zaman alan işlemlerdir. Bazı durumlarda işlem süreleri birkaç hafta sürebilir. Konsolosluklara ve elçiliklere şahsen ziyaretler gerektirebilir. Bu yüzden şirketinizin bulunduğu ülkenin talep ettiği şartları anlamak esastır.

Bir durum tespiti yapmak amaçlı şu örnekler sıralanabilir: Tüm belgeler orijinal ve eksiksiz olmalıdır; kopyalara izin verilmez. Diğer belgelere veya eklere atıfta bulunulursa, bunlar incelenmek üzere eklenmelidir. Ayrıca, bir belgenin tercüme edilmesi gerekiyorsa, yabancı makam tarafından yeminli tercüman veya tasdikli tercüme gerekebilir.

Bir şirket, Türkiye dışındaki bir ülke tarafından verilen belgeleri Türkiye dışındaki başka bir ülkede kullanıyorsa durum tespiti yapılmalıdır. Örneğin, Hindistan’daki Çin büyükelçiliği bir işletme sahibinin belirli formatta bir evrak türünü kullanmasını istedi ve imzalayanın orijinal pasaportunu talep etti. Diğer ülkelerdeki farklı elçilikler kimlik kanıtı olarak ehliyet de isteyebilir.Son olarak, hiçbir noter aynı değildir. Noterlerin işlevi ülkeden ülkeye farklılık gösterir ve bunun apostillere ve tasdik sürecine getirebileceği nüanslar dikkate alınmalıdır.

Bunlar küçük detaylar gibi görünebilir, ancak her ülkenin kendine ait gereklilikleri vardır. Bu süreçte bir adım veya bir koşul bile atlanırsa, küresel bazda iş faaliyetinin başlangıcı gecikebilir.

Apostil ve resmi tasdik sürecinin karmaşıklıklarında gezinmek, küresel başarıyı sağlamak için esastır. Bu nedenle, zaman alıcı ve yorucu bir sürecin ne olabileceğini planlamak önemlidir. Bu durum birçok şirket için aşina bir durum değildir. Bu durumda bir hizmet sağlayıcısından veya profesyonel çeviri bürosundan faydalanabilirsiniz.